En nuestro mercado se indica a las nociones de un ERP cuando en el ámbito corporativo se enfoca a las soluciones tecnológicas que contribuyen a una mejor administración del negocio de una empresa. El nombre ERP proviene de las siglas en inglés “Enterprise Resource Planning”, que significa el Planeamiento de los Recursos de la Empresa.
En rigor, se trata de diferentes soluciones o paquetes de software que contribuyen con el manejo sistematizado e integrado de las actividades que se desarrollan en los diferentes sectores de una empresa: Administración y Finanzas, Producción, Logística y Transporte, Recursos Humanos, Comercial (Ventas-Compras), entre otros
Un ERP integra todo lo necesario para el funcionamiento de los procesos que hacen al negocio de una organización. Esos programas de gestión de información de las distintas áreas de una compañía permiten planificar, controlar y, llegado el caso, ajustar, la forma de hacer las cosas, las políticas que se implementan. La información de ese gran sistema está disponible en todo momento con datos precisos sobre lo que sucede en las diferentes áreas según las tareas que hay que llevar a cabo para cumplir en tiempo y forma con lo que exige el negocio.
En los años 90 los sistemas ERP comenzaron a ser más requeridos, tanto por empresas grandes como medianas y pequeñas. Su tecnología permite automatizar y optimizar los distintos procesos empresariales. Asimismo, poder disponer de información precisa de la compañía en todo momento, lo cual es fundamental para trabajar en forma integrada y por equipos con el objetivo del éxito del negocio.
La implementación de un ERP en toda una compañía significa una importante inversión de dinero para la organización, pero principalmente tiempo y esfuerzo por parte de todos los sectores y su gente.
Según un estudio realizado por Price Waterhouse Coopers, la implementación de un ERP mejora la calidad de la información en un 65% de las empresas, reduce la necesidad de personal en el 35% de los casos, reduce los gastos en tecnologías de información en un 20% de las implementaciones aproximadamente.
Beneficios de un sistema ERP para asegurar la eficiencia general de la operatoria empresarial
Un sistema ERP debe ser integral, modular y adaptable. Integral, para permitir el seguimiento y el control de todos los procesos que se realizan en todos los sectores de la empresa y su interrelación. Modular porque la gran solución para la empresa está formada por diferentes módulos, según las necesidades de cada área de la organización: Finanzas, Marketing, Compras, Ventas, Recursos Humanos, Transporte y Logística, Producción, etc. Y adaptable porque cada ERP se adecua a la filosofía y la cultura de cada empresa; la parametrización y la posterior implementación demandan tiempo y el compromiso de todos los actores que participan en el proceso por parte de la empresa-cliente.
Los beneficios de contar con un sistema ERP son varios:
- Mejor y más ágil toma de decisiones, por contar con toda la información y la operatoria de la compañía en un solo reservorio que muestra la interrelación entre las diferentes áreas de la compañía. Esto permite tener rápidamente una visión general del escenario y decidir cómo actuar ante una nueva estrategia a implementar, alguna dificultar que surgiera, un siniestro, etc.
- Mejor relación con clientes y proveedores. Una solución ERP permite alcanzar una mayor eficiencia a toda la organización, lo cual redunda en la creación y/o el fortalecimiento de una mejor relación con el cliente. Y lo mismo sucede con proveedores, porque contar con cierta información permite planificar mejor, crear pronósticos de ventas y producción, realizar pedidos más ajustados.
- Ahorro de tiempos y recursos. Si bien al principio instalar un sistema ERP requiere inversión de tiempo de los equipos de trabajo y de dinero, para adquirir el software, luego se traduce en importantes ahorros de tiempo en la operatoria diaria y de recursos (económicos y humanos).
- Seguridad. Toda la información de la organización se estandariza en función de los parámetros trazados para su implementación. El ingreso a los procesos de las distintas áreas de la empresa requiere claves de acceso e implica la posibilidad de ver y modificar información según distintas categorías de usuarios. Un sistema ERP tiene en cuenta protocolos de seguridad probados, que son cada vez más sofisticados sin por ello dificultar accesos o modificación de datos a quienes tienen la función de hacerlo.
- Mayor productividad de los Recursos Humanos. El contar con un sistema ERP elimina los trabajos duplicados entre sectores, la información redundante, agiliza la carga de datos para determinadas operaciones, optimiza la gestión de los procesos de la compañía en general. Esto permite que el personal pueda contar con más tiempo para tareas tácticas y estratégicas, dado que lo operativo se resuelve rápidamente.
- Permite un crecimiento ordenado y planificado. Al contar con un sistema que ordena a cada uno de los sectores y a la compañía en forma integral, los líderes pueden dedicarse a planificar con más tiempo, organizar los recursos en función de los objetivos generales, capacitar y hacer crecer tanto a la gente como a la empresa en general, de manera paulatina y sostenida.
Las Soluciones para Recursos Humanos requieren una especialización muy particular y pueden no ser del mismo proveedor que el sistema ERP
No necesariamente los más destacados proveedores de soluciones ERP cuentan con las soluciones ideales para todos los sectores de una organización. Por eso, sucede que en algunos departamentos su líder prefiere un software especializado en su parte específica del negocio (por ejemplo: logística y transporte, producción –especialmente en ciertas industrias específicas-, Recursos Humanos –un mercado con particularidades bien diferenciadas-).
Las soluciones para el Management de los Recursos Humanos son una parte clave dentro de un sistema ERP. La gente es el capital más importante con que cuenta la organización por eso es esencial poder administrar no sólo la parte “dura” de la relación con el empleado (liquidaciones mensuales, vacaciones, licencias, tiempos, etc.) sino principalmente la parte “blanda”: su crecimiento en la compañía, potenciar sus aptitudes, ampliar sus capacidades y trazar un plan de carrera y crecimiento, especialmente para aquéllos a quienes se los detecta como “talentos”.
Al momento de elegir una solución para Recursos Humanos es recomendable inclinarse por especialistas en esta área tan particular de la empresa, que agreguen valor a las funciones básicas que pueden ofrecerse dentro de un ERP tradicional. Es indispensable que esa tecnología facilite la disponibilidad de información para una toma de decisiones más precisa y ágil, especialmente porque todas esas decisiones estarán relacionadas directamente con las personas que hacen a la organización.
En el mundo occidental, hay pocas soluciones de alta performance para el segmento de RR.HH. La tecnología de Raet es producto del desarrollo y la experiencia de más de cuatro décadas, y es compatible con los ERP más destacados del mercado. Se trata de una solución altamente especializada que responde a todas las necesidades del sector de Recursos Humanos, elegido principalmente por empresas con presencia internacional, especialmente en Europa y América.
Determinados procesamientos de datos de Raet permiten tener un escenario cabal de ambiente laboral, situación de cada persona respecto de su área y la organización toda. En lo que hace a la parte “blanda” del management del personal, la solución tiene en cuenta diferentes aspectos: Atracción del Talento (reclutamiento), la Gestión de Formación, la Gestión de Desempeño (evaluación), la Gestión de Competencias y la Gestión del Talento.
Hoy en día, el líder del área de Recursos Humanos de una empresa es, a la vez, asesor de todas las áreas en lo que se refiere a capital humano. Con ciertos parámetros puede determinar si la compañía ya cuenta con gente que cumple ciertos requisitos de búsquedas que se estén realizando o próximas a realizarse; puede detectar potencialidades y “talentos” –gente que sale de la media- para ser desarrollados y conservados dentro de la empresa; puede recomendar la posibilidad de hacer desarrollar a ciertas personas haciéndolas trabajar y/o cooperar con diferentes sectores de la organización, para una comprensión más integral y estratégica del negocio.
En la actualidad, un sistema específico para el gerenciamiento del capital humano constituye una herramienta estratégica para la toma de decisiones en la organización. Hay que saber elegirlo muy bien, independientemente del sistema ERP de la compañía.