Hoy en día, los Sistemas de Información enfrentan desafíos múltiples en su labor cotidiana. Sin embargo, el principal reto consiste en ayudar a las organizaciones a mejorar su eficiencia y su efectividad.
Los Sistemas de Administración de Recursos Humanos contribuyen a alcanzar ese objetivo en la medida que generen información más detallada. Estos tienen como finalidad básica gestionar los volúmenes de información con rapidez y exactitud para facilitar la toma de decisiones.
Uno de los principales desafíos en las organizaciones actuales es la correcta imputación del costo de los resultados, producto de la gestión de nómina, que deriva en el pago de los sueldos y jornales, sus cargas sociales y costos asociados.
La salida lógica de un Sistema Informático de Recursos Humanos es el asiento de sueldos, que interactúa directamente con los sistemas contables y con el balance de la compañía, esto es, se interrelaciona con las áreas de Administración y Finanzas.
Es importante que el sistema pueda determinar a qué centro de costos se debe imputar cada hecho. Esto permite conocer con mayor detalle los costos en los que incurre cada sector y su origen. Se trata de datos que contribuyen a una mejor toma de decisiones.
Imputación de costos con discriminación de centros de costos
Todos sabemos la importancia de los costos fijos a nivel general, pero también necesitamos entender la relevancia de los costos fijos discriminados según cada área de trabajo, centro de costo, sucursal o establecimiento, así, determinar el margen de ganancias de cada uno de ellos y, por consiguiente, su eficiencia.
En la actualidad ocurre que muchas empresas deben desarrollar proyectos que involucran a más de un sector, entonces, se forman equipos de trabajo con personas que pertenecen a diferentes área de la organización. Esto sucede, por ejemplo, cuando se organizan eventos especiales en los que la compañía debe participar. Las áreas involucradas para el desarrollo de este proyecto son varias: comercial, administración, marketing, algunas veces también producción, diseño, etc.
Los sistemas de Administración de Recursos Humanos más modernos permiten determinar los costos generales asociados a ese proyecto específico y, a su vez, desglosarlos según la participación de cada miembro del equipo, de modo de imputar los costos asociados a los centros de costos que corresponda. Hay soluciones de alta tecnología que generan una apertura exacta de esos ítems que forman parte de los costos, con la posibilidad justamente de imputar novedades a centros de costos distintos. Esto, a la vez, permite imputar también todas las cargas sociales y costos asociados en el mismo porcentaje correspondiente.
Generación de partes de movilidad
Otra funcionalidad importante para empresas que trabajan con Gestión de Tiempos (administración de las fichadas de los relojes) es la posibilidad de crear partes de movilidad cuando el colaborador presta tareas en otra área que no es la que le corresponde tradicionalmente. Es cada vez más común la necesidad de imputar el nivel de una novedad a un centro de costo específico. Por la dinámica de las empresas de hoy, muchas veces es necesario generar partes de movilidad para ciertas personas que por un período de tiempo limitado deben trabajar en un centro de costo que no es el habitual. Situaciones como ésta se dan, por ejemplo, al realizar un reemplazo o asignársele cubrir un franco en otra sucursal.
Es importante contar con un sistema que permita esta flexibilidad de, aunque un empleado forme parte de un sector o de determinada sucursal, poder imputar ciertos costos asociados a otro centro de costos diferente. El sistema genera una apertura exacta de esos ítems que forman parte de los costos, con la posibilidad de imputar novedades a centros de costos distintos a aquél al que habitualmente está asignado a ese empleado; desde luego, esto permite imputar también todas las cargas sociales y costos asociados en el mismo porcentaje correspondiente.
Resulta evidente la gran importancia y los beneficios que pueden aportar los sistemas de Recursos Humanos en las áreas de Administración y Finanzas para una correcta toma de decisiones a la hora de medir los costos fijos reales de cada área. Un preciso control de costos evita caer en el error de sobrecargar de costos fijos a un área que no le corresponden cuando el gasto en rigor pertenece a otro centro de costos.
Desde luego, dentro de una organización es fundamental que los sistemas de información de las distintas áreas estén plenamente ligados unos con otros, hablando un mismo lenguaje, para facilitar la transferencia de información entre los subsistemas de cada sector así como entre los departamentos administrativos. La empresa necesita poder contar con salidas exportables a todos los sistemas contables que tengan la posibilidad de importar el asiento en formato .txt.
Existen en el mercado infinidad de paquetes o sistemas de información, se debe elegir aquél que mejor se adapte a las necesidades de la empresa y tener en cuenta su versatilidad o compatibilidad con otros sistemas que probablemente se requieran en un futuro.